Datenschutzerklärung

Wenn Sie Fragen zu Ihren Daten haben oder diese berichtigen beziehungsweise löschen möchten, schreiben Sie uns:

• E-Mail: biuro@vita.augustow.pl
• Anschrift: ul. Rajgrodzka 140, 16-300 Augustów

Wir erheben die von Ihnen bei der Buchung angegebenen Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Zusätzlich erfassen wir Ihre IP-Adresse während der Nutzung der Website.

Wir verwenden sie zu folgenden Zwecken:

• zur Abwicklung von Unterkunftsbuchungen über die Website vita.augustow.pl
• zur Kontaktaufnahme mit Ihnen wegen Ihrer Buchung
• zur Zusendung von Informationen über unser Angebot und Werbeaktionen (sofern Sie darin einwilligen)
• zur statistischen Analyse und zur Verbesserung der Funktionsweise der Website

Soweit dies zur Umsetzung der Standards zum Schutz Minderjähriger erforderlich ist, können wir auch Daten verarbeiten, die zur Bestätigung der Identität des Kindes, der Beziehung zwischen dem Kind und der erwachsenen Person sowie der Einwilligung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten erforderlich sind, und Informationen über ein gemeldetes Ereignis, das das Wohl des Kindes gefährdet.

In diesem Fall gilt der Grundsatz der Datenminimierung. Identitätsdokumente können zur Einsicht vorgelegt werden, wir fertigen jedoch keine Kopien an, es sei denn, eine gesetzliche Vorschrift oder die Aufforderung einer berechtigten Behörde verpflichtet uns dazu.

Wenn Sie uns zu diesem Zweck Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vornamen mitgeteilt haben, bieten wir Ihnen einen Newsletter- beziehungsweise PDF-Versand an. Dabei erhalten Sie Informationen zur Planung Ihres Aufenthalts, zu den von uns angebotenen Beherbergungsleistungen und zu Werbeaktionen. In Formularen können wir außerdem nach dem geplanten Aufenthaltsmonat, der Anzahl der Erwachsenen und Kinder sowie nach einer optionalen Telefonnummer fragen, um unsere spätere Antwort besser anzupassen. Die Angabe dieser Daten ist freiwillig, aber für den Versand des Materials oder eine Rückmeldung erforderlich.

Personenbezogene Daten werden verarbeitet:

• bei der Zusendung von Marketinginhalten im Rahmen des Newsletters – Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse in Verbindung mit der vom Nutzer erteilten Einwilligung
• zu Analyse- und Statistikzwecken – Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Analyse der Nutzeraktivitäten, um die eingesetzten Funktionen weiterzuentwickeln und unser Angebot zu verbessern
• zur etwaigen Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen – Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Rechte

Wenn der Nutzer uns per E-Mail kontaktiert, übermittelt er uns als Absender der Nachricht zugleich seine E-Mail-Adresse. Darüber hinaus kann die Nachricht weitere personenbezogene Daten enthalten.

Wir können den Nutzer nur dann um zusätzliche Daten bitten, wenn diese zur Bearbeitung des Anliegens erforderlich sind, auf das sich die Kontaktaufnahme bezieht.

Rechtsgrundlage ist in diesem Fall unser berechtigtes Interesse in Verbindung mit der erteilten Einwilligung, das darin besteht, das gemeldete Anliegen im Zusammenhang mit dem Dienst zu klären sowie gegebenenfalls Ansprüche geltend zu machen und sich gegen mögliche Ansprüche zu verteidigen.

Wir speichern Daten:

• für die Dauer der Dienstleistung (Buchung und Aufenthalt)
• bis zum Widerruf der Einwilligung
• bis zur Einlegung eines Widerspruchs
• bis zur Aufforderung, die Daten zu löschen

Die Speicherdauer kann verlängert werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten zu erhalten (einschließlich einer Kopie)
• Ihre Daten zu berichtigen
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen
• Datenübertragbarkeit zu verlangen
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen
• Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen
• Beschwerde beim Präsidenten der polnischen Datenschutzbehörde einzulegen (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

Wir übermitteln Daten ausschließlich an vertrauenswürdige Partner, die sie in unserem Auftrag, nach unseren Weisungen und unter Wahrung der Vertraulichkeit verarbeiten. Im Übrigen dürfen Daten nur gegenüber Stellen offengelegt werden, die dazu aufgrund gesetzlicher Vorschriften berechtigt sind.

Cookies sind kleine Textdateien, die unsere Website während Ihres Besuchs in Ihrem Browser speichert. Jedes Cookie enthält den Namen der Website, von der es stammt, seine Gültigkeitsdauer und eine eindeutige Nummer zur Identifizierung Ihres Browsers.

Wir speichern keine Informationen über die Konfiguration Ihres Computers oder die installierte Software.

Wie können Sie Cookies deaktivieren?

Sie können Cookies jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren oder einschränken:

• Chrome: Einstellungen → Datenschutz und Sicherheit → Cookies
• Firefox: Einstellungen → Datenschutz und Sicherheit → Cookies
• Safari: Einstellungen → Datenschutz → Cookies
• Edge: Einstellungen → Cookies und Websiteberechtigungen
• Opera: Einstellungen → Datenschutz und Sicherheit → Cookies

Die Deaktivierung von Cookies kann bestimmte Funktionen der Website einschränken.

Wir nutzen Tools externer Partner, um unsere Dienstleistungen zu erbringen und zu verbessern:

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen.

Bei Änderungen veröffentlichen wir die aktualisierte Fassung auf dieser Seite.

Die aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung gilt ab:

Sämtliche Inhalte, Fotos und Materialien auf der Website vita.augustow.pl sind Eigentum von VITA Waldemar Podgrudny und gemäß dem Gesetz vom 4. Februar 1994 über Urheberrecht und verwandte Schutzrechte urheberrechtlich geschützt.

Das Kopieren, Verbreiten oder Verwenden der Materialien ohne schriftliche Zustimmung des Eigentümers ist untersagt.

August ist ein automatisierter Assistent, der künstliche Intelligenz nutzt. Sie können mit ihm im Widget auf vita.augustow.pl sowie in Nachrichten an VITA über Messenger und Instagram DM sprechen. In jedem dieser Kanäle bleibt die in Punkt 1 genannte Stelle für die von VITA verarbeiteten Daten verantwortlich.

Welche Daten wir verarbeiten und zu welchem Zweck

Je nach Kanal verarbeiten wir:

• den Inhalt der Fragen und Antworten, der zur Beantwortung und zur Aufrechterhaltung eines kurzen Gesprächskontexts erforderlich ist,
• temporäre Sitzungs-ID, ausgewählte Sprache und ID der Unterseite, auf der der Chat gestartet wurde,
• in Messenger und Instagram — die von Meta übermittelte Nutzer- und Kanal-ID,
• eine kurzlebige, rotierende technische Kennung, die aus der IP-Adresse berechnet wird und ausschließlich zur Begrenzung von Anfragen und zum Schutz vor Missbrauch dient; diese Kennung verbleibt nur im Arbeitsspeicher, die vollständige IP-Adresse wird nicht in den Anwendungsdaten von August gespeichert,
• begrenzte technische Daten, die zur Fehlerdiagnose und zur Erstellung anonymer Nutzungsstatistiken erforderlich sind.

Wir verwenden die Daten, um Fragen zum Aufenthalt und zum VITA-Angebot zu beantworten, die Kontinuität eines kurzen Gesprächs zu gewährleisten, den Dienst zu schützen und seine Zuverlässigkeit zu messen. Ohne eine gesonderte Rechtsgrundlage dient der Chat nicht zu Marketingzwecken.

Die Angabe von Daten im Fragetext ist freiwillig. Ohne die Übermittlung Ihrer Frage kann August jedoch keine Antwort geben.

Anbieter des KI-Modells und Ort der Verarbeitung

Nach dem Start der neuen Version wird Amazon Web Services (AWS) über den Dienst Amazon Bedrock der technische Anbieter für die Antwortgenerierung sein. Die zur Bereitstellung vorgesehene Version legt die Quellregion auf eu-central-1 (Frankfurt) fest und verwendet Inferenzprofile mit dem Präfix eu.. Die neue Version wird erst gestartet, nachdem die Liste der tatsächlich wirksamen Zielregionen beider eingesetzten Profile geprüft und als auf die Europäische Union beschränkt bestätigt wurde.

VITA wird den Inhalt der Frage und einen kurzen Kontext an Amazon Bedrock übermitteln, um eine Antwort zu generieren. AWS verarbeitet diese Daten gemäß den Bedingungen und der Dokumentation des Dienstes und kann dabei Sicherheitsmechanismen sowie Verfahren zur Missbrauchserkennung einsetzen. In der geplanten Konfiguration werden Ein- und Ausgabedaten laut AWS-Dokumentation nicht zum Trainieren von Basismodellen verwendet. Der tatsächlich wirksame Aufbewahrungsmodus und eine etwaige Weitergabe der Daten an den Modellanbieter hängen jedoch vom Konto, Projekt, Modell und von der Aufrufart ab. VITA erklärt daher nicht uneingeschränkt, dass AWS niemals Daten speichert oder weitergibt. Vor dem Start der neuen Version wird dieser Modus für beide verwendeten Modelle geprüft.

Weitere Informationen: Datenaufbewahrung in Amazon Bedrock, geografische AWS-Profile.

Wie lange wir die Daten von August speichern

Nach der Inbetriebnahme der neuen Version gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

• Kontext der Unterhaltung auf der Website, in Messenger und Instagram: ausschließlich im Arbeitsspeicher, höchstens 30 Minuten nach der letzten Aktivität; VITA erstellt kein dauerhaftes Archiv der Gesprächsinhalte,
• Browser: Verlauf der aktuellen Sitzung im sessionStorage, der nach 30 Minuten automatisch abläuft,
• Kennungen zum Schutz vor Missbrauch: ausschließlich im Arbeitsspeicher und nur für das jeweilige Schutzfenster: bis zu 60 Sekunden für das Minutenlimit, bis zu 10 Minuten für Noise-Ereignisse, bis zu 1 Stunde für eine kurze Sperre und für den Tageszähler längstens bis zum Ende des laufenden UTC-Tages,
• Anwendungsprotokolle von August: höchstens 14 Tage, ohne den Inhalt von Fragen und Antworten, die vollständige IP-Adresse oder die vollständige Meta-Nutzer-ID,
• anonyme Nutzungszähler: höchstens 90 Tage; ohne Gesprächsinhalte und ohne Nutzerkennungen.

Infrastrukturprotokolle: Die Protokolle von Cloudflare (einschließlich des verwendeten Tunnels oder Workers), des Reverse-Proxys, des Systemdienstes und des Betriebssystems — sowie von Caddy, sofern Caddy in der tatsächlich wirksamen Verarbeitungskette eingesetzt wird — sind von den Anwendungsprotokollen von August getrennt. Sie können Netzwerkkennungen enthalten. Bis zur Bestandsaufnahme der Produktionseinstellungen erklären wir weder, dass sie keine Kennungen enthalten, noch, dass für sie die 14-tägige Aufbewahrungsfrist der Anwendungsprotokolle gilt. Veröffentlichungssperre: Der tatsächliche Umfang, die Dateiberechtigungen, die Funktionsfähigkeit der Löschmechanismen, das Monitoring und die Aufbewahrung dieser Protokolle müssen vor dem gemeinsamen Start der neuen Version bestätigt werden.

Die oben genannten Fristen gelten für Systeme, die von VITA kontrolliert werden. Über Messenger oder Instagram gesendete Nachrichten verbleiben zusätzlich in den Systemen von Meta und unterliegen den Regeln, Löschfunktionen, Aufbewahrungsfristen und Datenübermittlungen dieser Plattform. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta.

Daten der aktuellen Legacy-Version und historische Daten

Bis zur Migration kann die derzeitige Produktionsversion Stichproben von Fragen in Statistiken sowie die IP-Adresse, Meta-Nutzerkennungen und Fragmente von Fragen oder Antworten in Protokollen speichern. Das polnische Widget speichert außerdem die Sitzungskennung, den Chatverlauf und Widget-Einstellungen im localStorage des Browsers; diese Daten bleiben dort, bis sie überschrieben werden oder der Nutzer die Website-Daten löscht. Das System kann außerdem Telegram-Benachrichtigungen versenden, die den Inhalt von Messenger- oder Instagram-Nachrichten enthalten, und beim Feedback-Formular den Inhalt der Meldung, die Seitenadresse und die freiwillig angegebene E-Mail-Adresse. Das Projekt-Repository bestätigt keinen einheitlichen Aufbewahrungszeitraum für diese Legacy-Daten. Kopien der Benachrichtigungen können gemäß den Einstellungen und Aufbewahrungsregeln dieses Dienstes in Telegram verbleiben.

Die neue Laufzeitumgebung wird diesen historischen Dateien keine Gesprächsinhalte hinzufügen und keine Gespräche an Telegram übermitteln; sie löscht oder überschreibt sie jedoch bewusst nicht automatisch. Vor dem Start der neuen Version wird VITA die tatsächlich eingesetzten Produktionsressourcen und die in Telegram vorhandenen Kopien inventarisieren und anschließend — in einem kontrollierten Vorgang — Daten löschen oder anonymisieren, für deren weitere Aufbewahrung keine Grundlage besteht, oder deren Umfang, Grundlage und Aufbewahrungsfrist dokumentieren. Bis zum Abschluss dieses Vorgangs bleibt die neue Version gesperrt. Sie können gemäß Punkt 15 die Löschung der Sie betreffenden Daten verlangen.

Separates Feedbackformular auf der Website

Die auf der Website sichtbare Schaltfläche zum Senden von Feedback verwendet ein separates Formular und ist nicht Teil der Unterhaltung mit August. Für dieses Formular gelten die oben beschriebenen Regeln zum 30-minütigen Chatkontext nicht.

Nach Inbetriebnahme der neuen Version des Formulars werden wir im lokalen Register die Kategorie und den Inhalt der Meldung, eine optionale E-Mail-Adresse, die Seitenadresse, Datum und Uhrzeit, eine technische Datensatzkennung sowie eine Projektkennzeichnung speichern. Im neuen Register speichern wir weder die IP-Adresse noch Browserinformationen. Die Daten dienen der Entgegennahme und Bearbeitung von Feedback oder Meldungen zur Website, dem Schutz des Formulars vor Missbrauch und — wenn Sie freiwillig eine E-Mail-Adresse angeben — der Möglichkeit einer Rückmeldung.

Die Aufbewahrungsfrist des neuen Registers beträgt 90 UTC-Kalendertage: Wir bewahren Einträge des laufenden Tages und der vorangegangenen 89 UTC-Kalendertage auf. Ältere Einträge werden automatisch beim Speichern der nächsten Meldung sowie während des Betriebs zyklisch alle 60 Sekunden gelöscht.

An Telegram übermitteln wir ausschließlich eine Benachrichtigung mit der Datensatz-ID, der Projektkennung und der Kategorie. Der Inhalt des Feedbacks, die E-Mail-Adresse und die Adresse der Seite werden nicht an Telegram übermittelt.

Das bisherige Register ist ein historisches Register. Es kann Daten enthalten, die von der vorherigen Formularversion gespeichert wurden, darunter Inhalt, optionale E-Mail-Adresse, Seitenadresse, gekürzter Hash der IP-Adresse und Browserinformationen. Nach der Inbetriebnahme der neuen Version wird es nicht mehr für neue Einträge verwendet. Es wird durch den neuen Mechanismus weder automatisch migriert noch verändert; die 90-tägige Aufbewahrungsfrist des neuen Registers gilt dafür nicht. Die Prüfung und Löschung historischer Daten ist ein gesonderter, kontrollierter Vorgang. Sie können gemäß Punkt 15 die Löschung der Sie betreffenden Daten verlangen.

Was Sie nicht eingeben sollten und wie Antworten zu verstehen sind

August trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung und schließt keine Verträge in Ihrem Namen. Die Antwort des Bots bestätigt für sich genommen weder eine Buchung noch einen Preis, eine Verfügbarkeit oder eine Zahlung. Verbindlich sind die von der Rezeption oder dem zuständigen Buchungssystem bestätigten Informationen.

Rechtsgrundlagen und Ihre Rechte

Wenn Sie nach dem Angebot oder einer Buchungsmöglichkeit fragen, beruht die Verarbeitung auf der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Für die Bearbeitung sonstiger Anfragen, die Gewährleistung der Sicherheit, die Verhinderung von Missbrauch und die Erstellung anonymer Statistiken ist das berechtigte Interesse von VITA die Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Ihnen stehen die in Punkt 7 beschriebenen Rechte zu. Wie Sie einen Antrag zu den von August verarbeiteten Daten stellen, erläutern wir außerdem in Punkt 15.

Gemäß der DSGVO und den Anforderungen der Meta-Plattformen (Facebook, Instagram) haben Sie das Recht, die Löschung der Daten zu verlangen, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Interaktion mit dem Chatbot „August” auf der Website, unserer Unternehmensseite auf Facebook (VITA Augustów), unserem Instagram-Profil (@vitaaugustow) oder mit August in Messenger und Instagram DM erhoben haben.

Welche Daten wir verarbeiten

• Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer — wenn Sie eine Buchung vorgenommen haben (RoomAdmin-System),
• Inhalt der Nachrichten, die Sie uns über Messenger oder Instagram DM gesendet haben,
• Kommentare und Reaktionen unter unseren Beiträgen auf Facebook und Instagram,
• Facebook-/Instagram-Nutzer-ID (Page-Scoped User ID),
• temporäre Sitzungs-ID des Website-Chats und zugehörige technische Daten — sofern die jeweilige Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

So beantragen Sie die Löschung Ihrer Daten

1. Senden Sie eine E-Mail an biuro@vita.augustow.pl mit dem Betreff „Antrag auf Löschung von Daten”.
2. Geben Sie in der Nachricht Ihren Vor- und Nachnamen sowie die mit der Buchung verknüpfte E-Mail-Adresse (falls zutreffend), Ihren Facebook-/Instagram-Nutzernamen oder das ungefähre Datum und die Uhrzeit der Unterhaltung auf der Website an. Senden Sie den Gesprächsinhalt oder sensible Daten nicht erneut.
3. Alternativ können Sie uns unter +48 661 549 377 anrufen (Frau Iwona).
4. Wir bestätigen den Eingang Ihres Antrags innerhalb von 3 Werktagen.
5. Wir löschen Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen nach Bestätigung Ihrer Identität gemäß Art. 17 DSGVO. Über den Abschluss des Verfahrens informieren wir Sie per E-Mail.

Welche Daten nicht gelöscht werden

Daten, deren Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Buchhaltungsunterlagen — Rechnungen, die gemäß dem polnischen Rechnungslegungsgesetz 5 Jahre lang aufzubewahren sind), verbleiben bis zum Ende der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in unserem System. Danach werden sie automatisch gelöscht.

Ein an VITA gerichteter Antrag umfasst die Daten, die unserer Kontrolle unterliegen. Kopien von Nachrichten, die Meta gemäß den Regeln dieser Plattform speichert, löschen Sie über die Einstellungen von Messenger oder Instagram beziehungsweise über die von Meta bereitgestellten Verfahren.

Entfernen der App aus Ihrem Facebook-Konto

Sie können unsere App auch selbst von Ihrem Facebook-Konto trennen: Einstellungen und Privatsphäre → Einstellungen → Apps und Websites → „VITA Augustów” suchen → Entfernen.

Verantwortlicher: VITA Waldemar Podgrudny, ul. Rajgrodzka 140, 16-300 Augustów, NIP 8461052803.
Kontakt in DSGVO-Angelegenheiten: biuro@vita.augustow.pl, +48 661 549 377.