Polityka prywatności

Jeśli masz pytania dotyczące swoich danych lub chcesz je poprawić albo usunąć, napisz do nas:

• E-mail: biuro@vita.augustow.pl
• Adres: ul. Rajgrodzka 140, 16-300 Augustów

Zbieramy dane, które podajesz przy rezerwacji: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu. Dodatkowo rejestrujemy adres IP podczas korzystania ze strony.

Wykorzystujemy je w celu:

• realizacji rezerwacji noclegów przez stronę vita.augustow.pl
• kontaktu z Tobą w sprawie rezerwacji
• wysyłania informacji o ofercie i promocjach (jeśli wyrazisz na to zgodę)
• analizy statystycznej i poprawy działania strony

Jeśli jest to potrzebne do realizacji standardów ochrony małoletnich, możemy przetwarzać także dane niezbędne do potwierdzenia tożsamości dziecka, relacji dziecka z osobą dorosłą, zgody rodzica lub opiekuna oraz informacje dotyczące zgłoszonego zdarzenia zagrażającego dobru dziecka.

W takim przypadku stosujemy zasadę minimalizacji danych. Dokumenty tożsamości mogą być okazane do wglądu, ale nie wykonujemy ich kopii, chyba że obowiązek wynika z przepisów prawa albo żądania uprawnionego organu.

Jeśli podali nam Państwo w tym celu swój adres e-mail i imię, świadczymy usługę newslettera lub wysyłki materiałów PDF, czyli dostarczania informacji dotyczących planowania pobytu, oferowanych przez nas usług noclegowych i promocji. W formularzach możemy poprosić także o planowany miesiąc pobytu, liczbę dorosłych i dzieci oraz opcjonalny numer telefonu, żeby lepiej dopasować późniejszą odpowiedź. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wysyłki materiału lub kontaktu zwrotnego.

Dane osobowe są przetwarzane:

• w przypadku kierowania treści marketingowych w ramach newslettera – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes w związku z udzieloną przez Użytkownika zgodą
• w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes, polegający na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników, w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności i poprawy naszej oferty
• w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes, polegający na ochronie naszych praw

W przypadku, gdy Użytkownik kontaktuje się z nami za pośrednictwem wiadomości e-mail, przekazuje nam jednocześnie swój adres e-mail jako nadawca wiadomości. Ponadto, w treści wiadomości może zawrzeć również inne dane osobowe.

Użytkownik może zostać przez nas poproszony o podanie dodatkowych danych tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt.

Podstawą prawną jest w takim wypadku nasz prawnie uzasadniony interes w związku z udzieloną zgodą, polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z serwisem oraz ewentualnym dochodzeniu i obronie przed potencjalnymi roszczeniami.

Przechowujemy dane:

• przez czas trwania usługi (rezerwacji i pobytu)
• do momentu wycofania zgody
• do momentu zgłoszenia sprzeciwu
• do momentu żądania usunięcia danych

Okres przechowywania może zostać wydłużony, jeśli wymaga tego prawo lub gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych (w tym uzyskania kopii)
• sprostowania danych
• usunięcia danych
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie
• wniesienia sprzeciwu
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

Dane przekazujemy wyłącznie zaufanym partnerom, którzy przetwarzają je w naszym imieniu, zgodnie z naszymi instrukcjami i z zachowaniem poufności. Poza tym dane mogą być ujawnione jedynie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Ciasteczka (cookies) to niewielkie pliki tekstowe, które nasza strona zapisuje w Twojej przeglądarce podczas wizyty. Każde ciasteczko zawiera nazwę strony, z której pochodzi, czas ważności oraz unikalny numer identyfikujący Twoją przeglądarkę.

Nie przechowujemy żadnych informacji o konfiguracji Twojego komputera ani zainstalowanych programach.

Jak wyłączyć cookies?

Możesz w każdej chwili wyłączyć lub ograniczyć cookies w ustawieniach swojej przeglądarki:

• Chrome: Ustawienia → Prywatność i bezpieczeństwo → Pliki cookie
• Firefox: Ustawienia → Prywatność i bezpieczeństwo → Ciasteczka
• Safari: Preferencje → Prywatność → Pliki cookie
• Edge: Ustawienia → Pliki cookie i uprawnienia witryn
• Opera: Ustawienia → Prywatność i bezpieczeństwo → Pliki cookie

Wyłączenie cookies może ograniczyć niektóre funkcje strony.

Korzystamy z narzędzi zewnętrznych partnerów w celu świadczenia i ulepszania naszych usług:

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, żeby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

Jeśli coś się zmieni, zaktualizowaną wersję opublikujemy na tej stronie.

Aktualna wersja polityki obowiązuje od:

Wszelkie treści, zdjęcia i materiały zamieszczone na stronie vita.augustow.pl stanowią własność VITA Waldemar Podgrudny i są chronione prawem autorskim zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Kopiowanie, rozpowszechnianie lub wykorzystywanie materiałów bez pisemnej zgody właściciela jest zabronione.

August jest automatycznym asystentem wykorzystującym sztuczną inteligencję. Możesz rozmawiać z nim w widżecie na stronie vita.augustow.pl oraz w wiadomościach kierowanych do VITA przez Messenger i Instagram DM. W każdym z tych kanałów administratorem danych przetwarzanych przez VITA pozostaje podmiot wskazany w punkcie 1.

Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

W zależności od kanału przetwarzamy:

• treść pytań i odpowiedzi potrzebną do udzielenia odpowiedzi i zachowania krótkiego kontekstu rozmowy,
• tymczasowy identyfikator sesji, wybrany język oraz identyfikator podstrony, na której uruchomiono czat,
• w Messengerze i Instagramie — identyfikator użytkownika i kanału przekazany przez Meta,
• krótkotrwały, rotujący identyfikator techniczny wyliczany na podstawie adresu IP, potrzebny wyłącznie do limitowania zapytań i ochrony przed nadużyciami; identyfikator ten pozostaje tylko w pamięci RAM, a pełny adres IP nie jest zapisywany w danych aplikacji Augusta,
• ograniczone dane techniczne potrzebne do diagnozowania błędów oraz tworzenia anonimowych statystyk użycia.

Dane wykorzystujemy, aby odpowiedzieć na pytania o pobyt i ofertę VITA, zachować ciągłość krótkiej rozmowy, chronić usługę oraz mierzyć jej niezawodność. Czat nie służy do marketingu bez osobnej podstawy prawnej.

Podanie danych w treści pytania jest dobrowolne, ale bez przekazania pytania August nie będzie mógł udzielić odpowiedzi.

Dostawca modelu AI i miejsce przetwarzania

Po uruchomieniu nowej wersji dostawcą technicznym generowania odpowiedzi będzie Amazon Web Services (AWS) za pośrednictwem usługi Amazon Bedrock. Kandydat wdrożeniowy przypina region źródłowy do eu-central-1 (Frankfurt) i korzysta z profili inferencyjnych oznaczonych prefiksem eu.. Nowa wersja nie zostanie uruchomiona, dopóki lista efektywnych regionów docelowych obu używanych profili nie zostanie sprawdzona i potwierdzona jako ograniczona do Unii Europejskiej.

VITA będzie przekazywać treść pytania i krótki kontekst do Amazon Bedrock w celu wygenerowania odpowiedzi. AWS przetwarza te dane zgodnie z warunkami i dokumentacją usługi, w tym może stosować mechanizmy bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć. W planowanej konfiguracji, zgodnie z dokumentacją AWS, dane wejściowe i wyjściowe nie są używane do trenowania modeli bazowych. Efektywny tryb retencji i ewentualnego udostępniania danych dostawcy modelu zależy jednak od konta, projektu, modelu i sposobu wywołania. Dlatego VITA nie składa bezwarunkowej deklaracji, że AWS nigdy nie utrwala ani nie udostępnia żadnych danych. Przed uruchomieniem nowej wersji tryb ten zostanie sprawdzony dla obu używanych modeli.

Więcej informacji: retencja danych w Amazon Bedrock, profile geograficzne AWS.

Jak długo przechowujemy dane Augusta

Po uruchomieniu nowej wersji zastosujemy następujące okresy:

• kontekst rozmowy WWW, Messenger i Instagram: wyłącznie w pamięci RAM, maksymalnie przez 30 minut od ostatniej aktywności; VITA nie będzie tworzyć trwałego archiwum treści rozmów,
• przeglądarka: historia bieżącej sesji w sessionStorage, z automatycznym wygaśnięciem po 30 minutach,
• identyfikatory anty-abuse: wyłącznie w pamięci RAM i tylko przez właściwe okno ochronne: do 60 sekund dla limitu minutowego, do 10 minut dla zdarzeń typu noise, do 1 godziny dla krótkiej blokady oraz najpóźniej do końca bieżącego dnia UTC dla licznika dziennego,
• logi aplikacyjne Augusta: maksymalnie 14 dni, bez treści pytań i odpowiedzi, pełnego adresu IP oraz pełnego identyfikatora użytkownika Meta,
• anonimowe liczniki użycia: maksymalnie 90 dni; bez treści rozmów i bez identyfikatorów użytkownika.

Logi infrastrukturalne: logi Cloudflare (w tym używanego tunelu lub Workera), reverse proxy, usługi systemowej i systemu operacyjnego — a także Caddy, jeżeli jest używany w efektywnym łańcuchu — są odrębne od logów aplikacyjnych Augusta. Mogą obejmować identyfikatory sieciowe. Do czasu inwentaryzacji ustawień produkcyjnych nie deklarujemy, że są pozbawione identyfikatorów ani że obowiązuje je 14-dniowy okres logów aplikacji. Blokada publikacyjna: rzeczywisty zakres, prawa do plików, działanie usuwania, monitoring i retencja tych logów muszą zostać potwierdzone przed wspólnym uruchomieniem nowej wersji.

Powyższe okresy dotyczą systemów kontrolowanych przez VITA. Wiadomości wysłane przez Messenger lub Instagram pozostają także w systemach Meta i podlegają zasadom, funkcjom usuwania, retencji oraz transferom danych tej platformy. Szczegóły opisuje Polityka prywatności Meta.

Dane obecnej wersji legacy i dane historyczne

Do czasu migracji obecna wersja produkcyjna może zapisywać próbki pytań w statystykach oraz adres IP, identyfikatory użytkowników Meta i fragmenty pytań lub odpowiedzi w logach. Polski widget zapisuje ponadto w pamięci localStorage przeglądarki identyfikator sesji, historię czatu i ustawienia widgetu; te dane pozostają do czasu ich nadpisania albo wyczyszczenia danych witryny przez użytkownika. System może także wysyłać do Telegrama powiadomienia zawierające treść wiadomości z Messengera lub Instagrama, a w przypadku formularza opinii — treść zgłoszenia, adres strony i dobrowolnie podany e-mail. W repozytorium projektu nie ma potwierdzonego, jednolitego okresu retencji tych danych legacy. Kopie powiadomień mogą pozostawać w systemie Telegram zgodnie z ustawieniami i retencją tej usługi.

Nowy runtime nie będzie dopisywać treści rozmów do tych historycznych plików ani przekazywać rozmów do Telegrama, ale celowo nie usuwa ani nie nadpisuje ich automatycznie. Przed uruchomieniem nowej wersji VITA zinwentaryzuje efektywne zasoby produkcyjne i kopie Telegram, a następnie — w kontrolowanej operacji — usunie lub zanonimizuje dane, dla których nie ma podstawy dalszego przechowywania, albo udokumentuje ich zakres, podstawę i okres retencji. Do zakończenia tej czynności nowa wersja pozostaje zablokowana. Możesz zażądać usunięcia dotyczących Cię danych zgodnie z punktem 15.

Osobny formularz opinii na stronie

Przycisk do przesłania opinii widoczny na stronie korzysta z osobnego formularza i nie jest częścią rozmowy z Augustem. Nie dotyczą go opisane wyżej 30-minutowe zasady kontekstu czatu.

Po uruchomieniu nowej wersji formularza w lokalnym rejestrze będziemy zapisywać kategorię i treść zgłoszenia, opcjonalny adres e-mail, adres strony, datę i czas, techniczny identyfikator rekordu oraz znacznik projektu. W nowym rejestrze nie zapisujemy adresu IP ani informacji o przeglądarce. Dane służą przyjęciu i obsłudze opinii lub zgłoszenia dotyczącego strony, ochronie formularza przed nadużyciami oraz — jeśli dobrowolnie podasz e-mail — umożliwieniu kontaktu zwrotnego.

Retencja nowego rejestru wynosi 90 dni kalendarzowych UTC: zachowujemy wpisy z bieżącego dnia i poprzednich 89 dni kalendarzowych UTC. Starsze wpisy są automatycznie usuwane przy zapisie kolejnego zgłoszenia oraz cyklicznie co 60 sekund podczas działania usługi.

Do Telegrama przekazujemy wyłącznie powiadomienie zawierające identyfikator rekordu, znacznik projektu i kategorię. Nie przekazujemy tam treści opinii, adresu e-mail ani adresu strony.

Dotychczasowy rejestr jest rejestrem historycznym. Może zawierać dane zapisane przez poprzednią wersję formularza, w tym treść, opcjonalny e-mail, adres strony, skrócony hash adresu IP i informacje o przeglądarce. Po uruchomieniu nowej wersji nie będzie używany do nowych wpisów. Nie jest automatycznie migrowany ani modyfikowany przez nowy mechanizm, a 90-dniowa retencja nowego rejestru nie ma do niego zastosowania. Przegląd i usunięcie danych historycznych są odrębną, kontrolowaną operacją; możesz zażądać usunięcia dotyczących Cię danych zgodnie z punktem 15.

Czego nie wpisywać i jak traktować odpowiedzi

August nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne i nie zawiera umów w Twoim imieniu. Odpowiedź bota sama nie potwierdza rezerwacji, ceny, dostępności ani płatności. Wiążące są informacje potwierdzone przez recepcję lub właściwy system rezerwacyjny.

Podstawy prawne i Twoje prawa

Jeżeli pytasz o ofertę lub możliwość rezerwacji, podstawą przetwarzania jest podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W zakresie obsługi pozostałych zapytań, zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom oraz prowadzenia anonimowych statystyk podstawą jest prawnie uzasadniony interes VITA (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Przysługują Ci prawa opisane w punkcie 7. Sposób złożenia żądania dotyczącego danych Augusta opisujemy również w punkcie 15.

Zgodnie z RODO oraz wymaganiami platformy Meta (Facebook, Instagram), masz prawo zażądać usunięcia danych, które zebraliśmy w związku z Twoją interakcją z chatbotem „August” na stronie WWW, naszą stroną firmową na Facebooku (VITA Augustów), profilem na Instagramie (@vitaaugustow) albo Augustem w Messengerze i Instagram DM.

Jakie dane przetwarzamy

• imię i nazwisko, e-mail, telefon — jeśli dokonałeś rezerwacji (system RoomAdmin),
• treść wiadomości wysłanych do nas przez Messenger lub Instagram DM,
• komentarze i reakcje pod naszymi postami na Facebooku i Instagramie,
• identyfikator użytkownika Facebooka/Instagrama (Page-Scoped User ID),
• tymczasowy identyfikator sesji czatu WWW i powiązane dane techniczne — o ile nie upłynął już właściwy okres retencji.

Jak zażądać usunięcia danych

1. Wyślij wiadomość e-mail na adres biuro@vita.augustow.pl z tematem „Żądanie usunięcia danych”.
2. W treści podaj: imię i nazwisko oraz e-mail powiązany z rezerwacją (jeśli dotyczy), nazwę użytkownika Facebooka/Instagrama albo przybliżoną datę i godzinę rozmowy na stronie WWW. Nie przesyłaj ponownie treści rozmowy ani danych wrażliwych.
3. Alternatywnie zadzwoń pod numer +48 661 549 377 (Pani Iwona).
4. Potwierdzimy otrzymanie żądania w ciągu 3 dni roboczych.
5. Usuniemy Twoje dane w terminie do 30 dni od potwierdzenia tożsamości, zgodnie z art. 17 RODO. O zakończeniu procesu poinformujemy Cię e-mailem.

Co nie zostanie usunięte

Dane wymagane przepisami prawa (np. dokumenty księgowe — faktury, przechowywane przez 5 lat zgodnie z ustawą o rachunkowości) pozostaną w naszym systemie do końca obowiązkowego okresu retencji. Po jego upływie zostaną usunięte automatycznie.

Żądanie skierowane do VITA obejmuje dane pozostające pod naszą kontrolą. Kopie wiadomości przechowywane przez Meta zgodnie z zasadami tej platformy usuwa się za pomocą ustawień Messengera lub Instagrama albo procedur udostępnionych przez Meta.

Usunięcie aplikacji z konta Facebook

Możesz też samodzielnie odłączyć naszą aplikację od swojego konta Facebook: Ustawienia i prywatność → Ustawienia → Aplikacje i strony internetowe → znajdź „VITA Augustów” → Usuń.

Administrator danych: VITA Waldemar Podgrudny, ul. Rajgrodzka 140, 16-300 Augustów, NIP 8461052803.
Kontakt w sprawach RODO: biuro@vita.augustow.pl, +48 661 549 377.